Каріна Алексенко, автор каналу Project Podcast та експерт з менеджменту і продуктивності, розповідає про адаптований підхід до таймблокінгу для звичайних людей. Вона ділиться власним досвідом планування дня для тих, хто не є мільярдером з командою асистентів, але хоче ефективно організувати свій час.
Матеріал підготовлено на основі відео з ютуб-каналу "project.me.podcast"
Чекліст для ефективного планування дня
- Створити п'ять основних типів подій у календарі
- Виділити івенти червоним або яскравим кольором для критичних зустрічей
- Запланувати фокус-блоки для складних завдань з конкретною метою
- Додати таски для поточних нагадувань через вбудований функціонал
- Створити окремий календар для рутинних справ
- Виділити час для ритуалів та самотурботи
- Врахувати час на дорогу та підготовку до подій
- Групувати подібні за енергозатратністю завдання
- Планувати дзвінки на один день тижня
- Регулярно коригувати розклад відповідно до власних потреб
Проблема традиційного таймблокінгу
Більшість відео про таймблокінг розраховані на людей з ідеальними умовами праці. "Я не знаходила відео, який нормально показує, як все ж таки адаптувати таймблокінг, якщо ти не мільярдер філантроп і у якої там ще команда п'ять асистентів", - пояснює Каріна.
Проблема контролю vs свободи знайома багатьом. З одного боку, ви хочете амбітних цілей та ідеального графіку, з іншого - "ти хочеш щоб від тебе всі відколупалися, ти хочеш абсолютно чистий календар без завдань, тобі потрібна максимальна свобода".
П'ять типів подій для реалістичного планування
Івенти (критичні зустрічі)
Івенти - це події з прив'язкою до часу та інших людей, які важко перенести. "Івенти - це усі події, де є прив'язка до часу, до інших людей, умовно те, що дуже важко посунути". Сюди входять робочі зустрічі, зустрічі з друзями, тренування з фіксованим часом.
Важливо враховувати реальний час на подію. Якщо пілатес триває годину, але з дорогою займає більше, потрібно збільшувати слот. Фотосесія може зайняти 3-4 години з урахуванням підготовки та переміщень.
Фокус-блоки
Фокус-блоки призначені для складних завдань, які вимагають глибокої концентрації. "Фокус-блоки - це буквально всі задачі, які вимагають побути умовно один на один в тиші". Це робота над звітами, планування, створення контенту.
Ключові принципи фокус-блоків: мають бути пов'язані з головними цілями року, потребують конкретного опису завдання, вимагають спеціальних умов для виконання.
Таски (поточні завдання)
Таски - це вбудований функціонал Google календаря для гнучких нагадувань. "Ці задачі отакі короче тудушки я їх ще називаю так, вони класні якраз для нагадувань поточних про якісь поточні задачі".
Переваги тасків: можна викреслювати після виконання, гнучкі в часі, допомагають не забути важливі дрібниці як дзвінок мамі чи оплата рахунків.
Рутини (обов'язкові справи)
Рутини - це обов'язкові, але не складні завдання, які потрібно регулярно виконувати. "Це можуть бути робочі, неробочі і взагалі в цілому будь-якої сфери життя події, які не те щоб прям неприємні, але це щось обов'язкове".
Приклади рутин: перевірка пошти (inbox review), покупка продуктів, перевірка фінансових звітів, оплата рахунків. "Календар таким чином нагадує тобі, ти просто побачиш, що окей завтра вівторок і зазвичай по вівторках я закупаю продукти".
Ритуали (енергозаповнення)
Ритуали - це те, що наповнює енергією та важливе для збалансованого життя. "Ритуали - це щось, що наповнює нас енергією, що є в цілому важливим для нас, наприклад там розвиваючим чи це там турбота про себе".
Що відноситься до ритуалів: прийоми їжі, вивчення мови, читання, догляд за собою, хобі. Ритуали допомагають підтримувати життєвий баланс та особистий розвиток.
Кольорове кодування та візуалізація
Різні кольори для різних типів завдань допомагають швидко оцінити день. Івенти краще виділяти яскравим кольором - червоним або рожевим, щоб одразу бачити критичні зустрічі.
Візуальний аналіз дня дозволяє зрозуміти баланс та навантаження. "Ми тоді можемо бачити оцей баланс задач і в тому числі розуміти, де я можу відкоригувати графік".
Практичні поради для ефективного планування
Групування подібних завдань
Виділяйте один день для дзвінків, якщо це можливо. "Я завжди намагаюся практично всі дзвінки проводити по понеділках, мені так комфортно, я витримую велику кількість дзвінків".
Уникайте поєднання енергозатратних завдань в один день. Запис відео та робота з фінансами - обидві вимагають сильної концентрації, тому краще розносити їх на різні дні.
Деталізація завдань
У фокус-блоках пишіть конкретні цілі, а не загальні формулювання. Замість "YouTube скрипт" краще писати конкретну тему відео або етап роботи над ним.
Планування наперед допомагає не втрачати фокус. "Я вже це поставила в календар для того, щоб потім не загубити, не забути, не втратити фокус, так не почати прокрастинувати".
Реалістичність планування
Враховуйте час на переміщення та підготовку до кожної події. Не забувайте про базові потреби - час на їжу, покупку продуктів, відпочинок.
Будьте гнучкими - система має допомагати, а не створювати додатковий стрес. "Чим краще ти себе розумієш, тим більше можна адаптувати будь-який фреймворк під себе".
Адаптація під власні потреби
Кількість календарів має бути комфортною. Популярні відео про таймблокінг пропонують по 20 різних календарів, але це може переускладнити систему для початківців.
Система повинна спрощувати життя, а не ускладнювати його. "Система має допомагати, а не сама собою ще й додатково лякати".
Регулярно аналізуйте та коригуйте свій підхід відповідно до того, як змінюються ваші потреби та обставини.
Ефективне планування дня - це не про створення ідеального розкладу, а про розуміння власних потреб та створення системи, яка реально працює у ваших умовах. Поради з YouTube допоможуть адаптувати будь-який метод планування під ваш ритм життя та особливості роботи.
